Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Отметка в командировочном удостоверении кто делает

Материалы

Съездили, но не отметились

Напомним, что командировка — это поездка работника по служебной надобности в другую местность, то есть за пределы того населенного пункта, в котором он работает постоянно (ст. 168 ТК РФ). Оформляется такая поездка приказом. Но приказ есть лишь своего рода «декларация намерений». А тот факт, что сотрудник реально ездил в пункт назначения, должен подтверждаться отметками о прибытии и убытии в его командировочном удостоверении (п.

Однако получить такие отметки не проблема лишь в том случае, если сотрудник направляется в командировку в ту или иную организацию. А как быть, если командировка не связана с посещением организации (например, надо купить товар в розничной сети, провести «полевые» испытания, исследования или переговорить с физическими лицами)?

На помощь бухгалтеру в подобной ситуации, как это ни странно, пришел Минфин России. В письме от 16.08.11 № 03-03-06/3/7 он разъяснил, что в тех случаях, когда поставить отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении невозможно, расходы на командировку все равно можно учесть. Для этого потребуются документы, косвенно подтверждающие командировку и произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Назвал Минфин и примеры таких документов. В частности, реальность поездки могут подтверждать проездные документы, по которым можно определить день отъезда и приезда, счет из гостиницы, на основании которого можно определить место командировки и ее продолжительность, а также служебное задание и утвержденный работодателем отчет о его выполнении.

От себя можем посоветовать оформлять еще и бухгалтерскую справку, разъясняющую характер командировки и обстоятельства, из-за которых не были получены отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении. Эти же обстоятельства крайне желательно указывать в приказе на командировку и служебном задании. Другими словами, главная цель в данном случае — обеспечить прозрачность операции для проверяющих.

Правила заполнения командировочного удостоверения – СИЗ, нормы, инструкции

Отметка в командировочном удостоверении кто делает

Нередки в бухгалтерской практике и ситуации, когда и поездка была, и расходы подтверждены документально, и оформлены эти документы верно, но с налоговым учетом все равно возникают проблемы. Например, из-за того, что сами командированные оформлены в организации не по трудовому договору, а по договору подряда или оказания услуг.

Но спешить ставить крест на таких расходах не стоит. Этим летом Федеральный арбитражный суд Поволжского округа рассмотрел подобную ситуацию и принял сторону налогоплательщика (постановление от 16.06.10 № А55-13458/2010). Суд указал, что формально выплаты в пользу командированных работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, к командировочным отнести нельзя.

Сделав такой вывод, суд сразу же предложил основание для учета подобных расходов. По мнению судей, для этого прекрасно подходит подпункт 49 пункта 1 той же статьи 264 Налогового кодекса. Заметим, что это первое подобное решение, когда на уровне ФАС судьи подтвердили законность «командировок по ГПД» и прямо указали не только на возможность учета таких «командировочных», но и на конкретное основание их учета. Так что теперь налогоплательщикам будет проще отстаивать свое право на включение подобных расходов в налоговую базу по прибыли.

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них.

Тем не менее все эти бумаги обязательны — этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл.

Еще по теме  Мало выплатили по ОСАГО что делать

Среди них — командировочное удостоверение.

Командирование сотрудника подразумевает оформление сразу нескольких документов

Командирование — достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов — обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ — приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован.

22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Командировка — хоть и не обязательный документ, но его практическое значение достаточно велико

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

  1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
  2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
  3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

  • закреплять его форму;
  • устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
  • содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
  • определять должности, уполномоченные подписывать документ;
  • устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
  • регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения — Т-10.

Унифицированная форма командировочного удостоверения утверждена Госкомстатом

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению — каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

  1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
  2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
  3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
  4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
  5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
  6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
  7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
  8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
  9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.
Еще по теме  Куда звонить и что делать при ДТП

Журнал регистрации командировок оформляется в произвольной форме

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

  • название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
  • номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
  • табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
  • Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
  • название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
  • наименование его должности;
  • пункт назначения — наименование компании, её адрес;
  • цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
  • дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
  • реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
  • подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

  • наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
  • дату;
  • должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

В отметке о прибытии/выбытии достаточно указать лишь населённый пункт — точный адрес не обязателен

На каждой отметке проставляется печать структурного подразделения или организации. Отметки заполняются в хронологическом порядке слева направо сверху вниз.

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

НДС не выделен отдельной строкой

Правильность оформления документов, которые сотрудник привез из командировки, вообще является вечной головной болью для бухгалтера. И отсутствие отметок о прибытии/убытии в командировочном удостоверении — это лишь один из таких случаев.

При этом очень часто поменять или дооформить документы невозможно, так как командировка носила разовый характер или сотрудник ездил в отдаленный регион. В результате бухгалтер оказывается перед нелегким выбором: рискнуть провести операцию по «бракованным» документам и ждать возможных претензий со стороны контролеров (т.е. подвергнуть компанию риску), или не «проводить» командировку и причинить финансовый ущерб организации прямо сейчас.

Еще по теме  Сколько делают справку 2 ндфл на работе

Принимать решение по одному из таких вопросов — вычету НДС по командировочным расходам на основании документов, где налог не выделен отдельной строкой — теперь стало чуть проще. Недавно в базах появилось постановление ФАС Московского округа от 26.07.11 № КА-А40/6657-11. В нем суд рассмотрел вот какую ситуацию.

Сотрудники организации направлялись в командировки. При этом билеты (в данном случае на самолет) они приобретали самостоятельно, а организация в дальнейшем, согласно Трудовому кодексу, компенсировала им стоимость билетов. Так как покупателями билетов де факто выступали физические лица, то НДС в билетах отдельной строкой не выделялся. Это, однако, не помешало организации выделить его расчетным путем и поставить к вычету, что и вызвало нарекания со стороны инспекторов.

Но судьи подтвердили правомерность подхода, избранного компанией. Они отметили, что в данном случае, в силу прямого указания пункта 7 статьи 168 НК РФ, обязанность продавца по выделению НДС отдельной строкой считается выполненной в момент выдачи билета. Кроме того, билеты были включены в отчет о командировке и работодатель возместил сотрудникам понесенные затраты, что дает основания считать данную покупку совершенной самой организацией.

Заметим, что аналогичные решения имеются не только по билетам, но и по другим аналогичным расходам, например, по оплате услуг гостиницы (см. определение ВАС РФ от 24.07.09 № ВАС-8249/08).

Автобусы и троллейбусы за счет суточных?

Отметка в командировочном удостоверении кто делает

Неправильно оформленными документами «командировочные» проблемы, к сожалению, не исчерпываются. Ситуация, когда работник привез «правильные» документы, а сомнения по поводу включения этих затрат в расходы все равно имеются, тоже не редкость. Приведем пример.

Работник привез использованные в период командировки билеты на метро (трамвай, троллейбус, автобус), на котором он передвигался в пункте назначения. Как поступить: оплачивать их отдельно и включать в расходы? Или «пустить» за счет суточных, которые вроде бы для этого и предназначены?

Ответ на этот вопрос не так прост, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что статья 168 ТК РФ требует от работодателя возместить командированному расходы на проезд. То есть, вроде бы, затраты на передвижение в месте командировки подпадают под действие этой статьи. Но такой ответ не позволяет дать постановление Правительства РФ от 13.10.

08 № 749, которое устанавливает в соответствии с ТК РФ особенности направления работников в командировки. В нем говорится, что расходы на проезд включают в себя затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если эти объекты находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих указанные затраты (п.

Нынешним летом вполне, на наш взгляд, приемлемый выход из этой законодательной дилеммы предложили сотрудники Минфина (письмо от 21.07.11 № 03-03-06/4/80). Они обратили внимание на то, что статья 168 ТК РФ разрешает организации в коллективном договоре или локальном нормативном акте установить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

А раз так, делают вывод чиновники, в этих документах вполне можно предусмотреть, что работодатель обязан компенсировать командированным сотрудникам затраты на проезд транспортом общего пользования в месте командировки. Так что если такой пункт в названных локальных документах имеется, то суммы компенсаций за проезд на автобусе, троллейбусе, метро, трамвае или других видах общественного транспорта во время командировок могут учитываться при налогообложении прибыли.

Оцените статью
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock detector