Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Новости

Приказ об утверждении номенклатуры дел школы на 2019 год

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

  • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
  • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
  • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

  • оформления на общем бланке;
  • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
  • одобрения экспертной комиссии;
  • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
  • утверждения руководителем фирмы.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения,
  • утверждается приказом руководителя предприятия.

В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел.

Внимание

В настоящей статье будет рассказано, как ее составить. Из статьи вы узнаете:

  • что включает в себя понятие номенклатуры дел;
  • как составляется сводная номенклатура дел организации;
  • как использовать в работе образец сводной номенклатуры дел.

Понятие номенклатуры дел Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

номенклатура дел в ДОУ

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

В целях организации работы с документами структурных подразделений Федерального агентства по образованию, систематизации, классификации и учета дел, определения сроков их хранения

1. Утвердить прилагаемую Сводную номенклатуру дел Федерального агентства по образованию на 2008 год.

2. Начальникам структурных подразделений Агентства, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях использовать индивидуальные номенклатуры дел подразделений в текущей работе.

3. Контроль за ведением Сводной номенклатуры дел возложить на Административное управление.

РуководительН.И.Булаев

УТВЕРЖДАЮРуководитель Федеральногоагентства по образованиюН.И.Булаев6 февраля 2008 года N 17-6-7/18

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номер статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01

Секретариат руководителя Рособразования Н.И.Булаева

01-01

Приказы Минобрнауки России. Копии

До минования надобности

01-02

Решения коллегии Рособразования. Копии

До минования надобности

01-03

Приказы Рособразования. Копии

До минования надобности

01-04

База данных регистрации и контроля исполнения документов

3 г. ст.72-6

Электронный формат

01-05

Документы, направленные в адрес руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.)

До минования надобности

02

Секретариат заместителя руководителя Рособразования А.А.Казенова

02-01

Приказы Минобрнауки России. Копии

До минования надобности

02-02

Решения коллегии Рособразования. Копии

До минования надобности

02-03

Приказы Рособразования. Копии

До минования надобности

02-04

База данных регистрации и контроля исполнения документов

3 г. ст.72-6

Электронный формат

02-05

Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.)

До минования надобности

03

Секретариат заместителя руководителя Рособразования В.В.Лазутина

03-01

Приказы Минобрнауки России. Копии

До минования надобности

03-02

Решения коллегии Рособразования. Копии

До минования надобности

03-03

Приказы Рособразования. Копии

До минования надобности

03-04

База данных регистрации и контроля исполнения документов

3 г. ст.72-6

Электронный формат

03-05

Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.)

До минования надобности

04

Секретариат заместителя руководителя Рособразования А.В.Рождественского

04-01

Приказы Минобрнауки России. Копии

До минования надобности

04-02

Решения коллегии Рособразования. Копии

До минования надобности

04-03

Приказы Рособразования. Копии

До минования надобности

04-04

База данных регистрации и контроля исполнения документов

3 г. ст.72-6

Электронный формат

04-05

Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.)

До минования надобности

05

Секретариат заместителя руководителя Рособразования Е.Я.Бутко

05-01

Приказы Минобрнауки России. Копии

До минования надобности

05-02

Решения коллегии Рособразования. Копии

До минования надобности

05-03

Приказы Рособразования. Копии

До минования надобности

05-04

База данных регистрации и контроля исполнения документов

3 г. ст.72-6

Электронный формат

05-05

Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.)

До минования надобности

10

Управление экономики и финансов

10-01-01

Приказы Рособразования. Копии

До минования надобности

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

  • продольный – с центрованным расположением реквизитов;
  • угловой с расположением реквизитов по центру;
  • угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

  1. Название (наименование) организации.
  2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
  3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
  4. Место издания (название города).
  5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
  6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
  7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
  8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
  9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
  10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
  11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Номенклатура дел в ДОУ оформляется  в установленном порядке по общим правилам. Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ  Министерства  культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года  Об утверждении «Перечня типовых управленческих  архивных документов, образующихся в процессе  деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и  организаций,  с указанием сроков хранения. Приказ  зарегистрирован в Минюсте РФ  8 сентября 2010 года № 18380.

Руководитель ДОУ прежде чем разрабатывать номенклатуру дел, должен внимательно изучить приказ № 558. Номенклатура дел  может составляться на 5 лет и пересматриваться ежегодно.

С 18 февраля 2020 года  вступит в силу Приказ Росархива от 20 декабря 2019 N 236 года  «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован приказ  в Минюсте России 06 февраля 2020  года N 57449.

Этапы разработки номенклатуры дел

  1. Определить круг документов для включения в номенклатуру.
  2. Составить заголовки (наименования) дел.
  3. Разработать классификационную схему номенклатуры (порядок расположения дел).
  4. Определить сроки хранения дел.
  5. Определить системы индексации и установить индексы дел.

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

Об утверждении Сводной номенклатуры дел Федерального агентства по образованию, Приказ Рособразования от 06 февраля 2008 года №61

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

В госструктурах

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

  • оформление документа на бланке организации;
  • получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
  • рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
  • получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
  • утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

В частных компаниях

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

  • компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
  • доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

  • за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
  • за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

  • штрафы от 100 тыс. рублей;
  • исправительные, принудительные работы;
  • лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 ;
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия , если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО «Весенний день» от 01.10.2015 № 186 «Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год»».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.

  • проверить разделы номенклатуры дел. В зависимости от ранее выбранного способа классификации ими могут быть:
    • структурные подразделения организации (чаще всего используется этот вариант),
    • направления деятельности или
    • выполняемые функции.
      Возможно, что при появлении новых видов деятельности состав подразделений не изменится и наоборот. Т.е. нужно проверить, что изменилось за прошедший год и планируется изменить в будущем. И если нужно, отразить реалии в номенклатуре дел путем переработки ее разделов;
  • внести в разделы дела, возникшие в уходящем году (это неизбежно приведет к тому, что индексы «съедут» на один или несколько номеров вперед);
  • удалить индексы дел, которые не планируется вести в следующем году и которые не удалось занять новыми делами (из-за этого нумерация запросто может вновь «съехать», но уже в обратном направлении);
  • проследить, чтобы после всех «движений» в нумерации индексы дел были последовательными, без пропусков и повторений.

Далее мы подскажем, как грамотно организовать работу по подготовке номенклатуры дел, чтобы не взваливать ее целиком и полностью на плечи сотрудников службы ДОУ.

См. статью «Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов» Предлагаем вам готовое решение, показав примерную номенклатуру дел отдела кадров на 2017 гГрафик отпусков, за который обычно отвечает кадровая служба, должен появиться в организации не позднее двух недель до наступления очередного года. Как его разработать и утвердить, см. в статье График отпусков на 2015 год

  1. Первый хранится в службе ДОУ;
  2. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
  3. Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
  4. Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.
  • Приказ об утверждении номенклатуры делназвание компании, в которой оформляется распоряжение;
  • номер распоряжения в соответствии с внутренними регистрами;
  • дата оформления бумаги;
  • город, где происходила рассматриваемая процедура.
  • дату введения новой номенклатуры дел;
  • ФИО и должности лиц, ответственных за работу в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Об утверждении Сводной номенклатуры дел Федерального агентства по образованию, Приказ Рособразования от 06 февраля 2008 года №61

Стандартные правила по оформлению распоряжения об утверждении номенклатуры дел сложились из юридической практики, так как законодательство не регламентирует данных аспектов. В частности, нанимателям рекомендуется заблаговременно внедрить образец документа в кадровое подразделение. Так, общепринятыми реквизитами подобного документа являются:

  • номер и дата оформления документа;
  • название компании;
  • информация о принимаемой номенклатуре, а именно – ее номер, год, в рамках которого документ будет актуальным, а также иные сведения, которые могут быть релевантными в конкретном случае;
  • перечень субъектов, которые являются ответственными за реализацию положений приказа.

Любое распоряжение управленца должно иметь под собой существенное основание. В рассматриваемых обстоятельствах следует отразить, например, следующую формулировку: «С целью соблюдения законодательно установленных норм относительно надлежащего содержания и хранения документации», после чего сделать ссылку на нужный закон.

Приказ рекомендуется оформлять на фирменном бланке компании. Однако если такого нет, уместно составлять текст документа на обычном листе А-4, но с указанием всех базовых реквизитов предприятия.

Проставление печати не является обязательным атрибутом с 2016 года. В случае, когда компания использует штамп в своей повседневной деятельности, то на приказе также рекомендуется его проставлять.

Весь период актуальности распоряжения, оно должно храниться в специализированном месте, наряду с иными распорядительными бумагами. Когда истечет период действия приказа, его следует передать на хранение в архив.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

В завершение документа директор предприятия должен проставить свою подпись. Визы также должны отметить все ответственные лица, указанные в тексте документа. Данная процедура будет означать, что субъекты ознакомлены с распоряжением и согласны выполнять задачи по его реализации.

Таким образом, публикация распоряжения об утверждении номенклатуры является необходимым этапом в процессе наделения документа юридической силой. Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии соответствующего образца в кадровом подразделении.

Об утверждении номенклатуры дел

В соответствии с Приказом  Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

1.Утвердить номенклатуру дел в МАДОУ №___ на 2020 год (Приложение № 1 на 10 л. в 1 экз.)

2.Контроль оставляю за собой.

Заведующий  __________ П.И. Иванова

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
  2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный): • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526, далее – Правила 2015); • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов.

В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год. ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел.

Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

  • сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
  • ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
  • дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Если компания небольшая, и в ней нет структурных подразделений, то в НД включают дела, организованные по функциям и задачам организации. В данном случае, разделами НД могут стать направления деятельности организации. Справка Например, НД театра может содержать следующие разделы:

  1. Дирекция;
  2. Отдел кадров;
  3. Литературная часть;
  4. Режиссура;
  5. Художественно-постановочная часть;
  6. Отдел реквизита;
  7. Бухгалтерия.

Общий порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел Этап № 1 Первым, предварительным, этапом составления сводной НД организации должно стать изучение состава и содержания деловых бумаг, которые производятся в процессе функционирования компании.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

В разных компаниях эта служба может иметь разные названия — секретариат, канцелярия, общий отдел — сути это не меняет. Если же такая структура отсутствует, то работу по составлению НД поручают секретарю руководителя или сотруднику, ведущему делопроизводство в организации. Основная задача составителя НД — собрать со всех отделов данные об используемых ими документах, систематизировать их и свести в единый перечень, имеющий установленную форму.

Обычно механизм разработки НД следующий: в конце года каждое структурное подразделение компании составляет свою собственную, локальную, НД. Эти данные сдаются лицу, ответственному за разработку сводной НД по предприятию, он их обобщает, систематизирует, придает единую форму и составляет финальный документ по всей компании.

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

Приказ об утверждении номенклатуры дел

ЗАО «Летящая стрела»

в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией

Генеральный директор Д.Л. Конев

ПРОТОКОЛ

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(УФА по ОМиБО по Ивановской области)

УТВЕРЖДАЮ

Директор УФА по ОМиБО

Приказ об утверждении номенклатуры дел

по Ивановской области

___________ О.Л. Кораллов

» 14 » января 2014 г.

заседания экспертной комиссии

г. Иваново

Председательствующий – Д.Ю. Кротов

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Секретарь – Н.Н. Борисюк

Присутствовали: Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова

1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.

3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.

Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.

1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.

1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.

2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.

3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.

3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.

Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.

4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.

Председательствующий Д.Ю. Кротов
Секретарь Н.Н. Борисюк

Как упорядочить текущее делопроизводство

В первую очередь изучению должны подвергнуться устав и положение о предприятии, штатное расписание, НД за прошлый год, стандартная опись дел, подлежащих постоянному и временному хранению, все используемые регистрационные формы, типовые перечни документов с указанием срока хранения, поступившие из различных ведомств, а также все типовые НД.

Этап № 2 Вторым этапом подготовки НД станет издание приказа по предприятию, устанавливающем сроки сдачи локальных НД, созданных в каждом отделе. Издание приказа позволит не затягивать процесс разработки данных документов руководителями отделов. Дополнительной гарантией соблюдения сроков сдачи локальных НД станет указание в должностных инструкциях руководителей каждого структурного подразделения, что в их обязанности входит составление НД своего отдела.

Основной локальный нормативный акт (ЛНА) в работе службы ДОУ – это, конечно, Инструкция по делопроизводству. Мы уже не раз писали о том, что этот документ разрабатывается и утверждается не для того, чтобы был, а чтобы им пользовались все сотрудники организации. Один из секретов популярности Инструкции по делопроизводству среди коллег состоит в том, чтобы в нее оперативно вносились измененные правила и принципы работы с документами.

Предположим, в течение уходящего года было решено:

  • перевести большую часть внутренних информационно-справочных документов в электронный вид;
  • наделить топ-менеджеров усиленными квалифицированными электронными подписями, а сотрудников – простыми, причем если топы теперь подписывают своими ЭП любые электронные документы, включая внешние, то остальные сотрудники – только внутренние.

Текст приказа о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

Если в Инструкции по делопроизводству не отразятся эти изменения, она перестанет быть рабочей. Конечно, в идеале нужно было вносить их немедленно, но уж в конце года важно наверстать упущенное! Внесение изменений в ЛНА оформляется приказом по основной деятельности.

Кроме Инструкции по делопроизводству имеет смысл просмотреть на предмет актуализации Положение об отделе, должностные инструкции работников, Классификатор вопросов и ответственных исполнителей по ним, другие имеющиеся ЛНА по вашему профилю.

Одновременно с актуализацией ЛНА нужно проконтролировать, чтобы доверенности, выданные сотрудникам вашей службы, были продлены на следующий год, если они заканчиваются (например, на получение корреспонденции на почте). Те доверенности, которые не планируется продлевать, нужно вернуть в юридический отдел (строго говоря, возвращать их нужно сразу по окончании действия, но если вовремя это сделано не было, то в конце года закройте данный вопрос).

В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Ответы вы найдете в статье «Как ознакомить с документом?»

Обычно профильные подразделения ведут текущую работу каждый со своими договорами (отдел по работе с клиентами, отдел закупок, АХО и т.д.), в крупных организациях это может делать централизованно договорный отдел, реже – служба ДОУ; и только «закрытые» договоры передаются в архив. Но все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

В любом случае важно отслеживать окончание срока действия договоров, т.к. многие из них необходимо вовремя продлить (например, чтобы не лишиться подачи электроэнергии в цеху или справочно-правовой системы в юридическом отделе с началом нового года). Многие договоры изначально заключают до 31 декабря текущего года, потом пролонгируют допсоглашением на следующий год.

А лучше в регистрационную форму договоров внести для этого 2 графы:

  • в одной будете указывать дату, до которой действует договор,
  • а во второй – условие пролонгации.

См. статью «Как хранить доверенности?»

Если сортировать / фильтровать / просматривать эти графы в последние дни каждого месяца (а в конце года где-то за месяц до его окончания), то можно без труда выделить из всей массы договоров те, что нужно пролонгировать в ближайшее время, и те, что будут продлены «автоматически», потому что в тексте имеется соответствующий пункт. Если пролонгация произошла «автоматически», то новую дату нужно отразить в регистрационной форме.

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31 декабря? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как можно продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)?

Обратите внимание: схема пролонгации может быть прописана в самом договоре, а может производиться по общим правилам. И делать это могут не только допсоглашения к договору (которые обычно не забывают к нему подшивать), но и иные документы, даже письма (а вот эти значимые бумаги могут осесть в другом месте, хотя должны были бы быть подшиты к договору с обязательной корректировкой срока его действия в регистрационной форме).

В 2016 году выполнены все обязательства по договору подряда № 123-П. Завершающим документом выступил акт приемки работ, подписанный сторонами 30.12.2016. Это означает, что и договор был завершен делопроизводством в 2016 году.

Содержание

Номенклатура дел  ДОУ должна охватывать   все документы, полученные и создаваемые в процессе деятельности дошкольного учреждения, которые должны быть сгруппированы в дела постоянного и временного срока хранения. В номенклатуре дел необходимо обратить внимание на конкретность и четкость формулировок заголовка дела.

По содержанию номенклатура дел может содержать следующие разделы:

  • Руководство
  • Организационные вопросы
  • Планирование
  • Финансирование деятельности
  • Трудовые отношения, кадровое делопроизводство
  • Охрана труда
  • Административно-хозяйственные вопросы
  • Делопроизводство и отчетность
  • Образовательная деятельность
  • Деятельность по присмотру и уходу и другие.

Итоги

Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

  • «Как составить номенклатуру дел в организации?»;
  • «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Еще по теме  Распределение мест в детском саду в 2019 году что делать и куда обращаться если ребенку не дают место в садике
Оцените статью
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock detector