Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Анатомия магазина, часть II. Приёмка товара

Практика

Где магазины хранят товары?

Владелец магазина постарается сделать, чтобы самые ходовые товары (FMCG) всегда были в достатке. Как же сделать так, чтобы они всегда были в нужном количестве? Нужно соблюсти все тонкости доставки и приёма товаров. Где же возможен сбой?

В небольшом магазине всё просто. Хозяин часто исполняет функцию и товароведа, и продавца. Он прекрасно знает, какие товары стоит заказать впрок. Владелец управляет ассортиментом в ручном режиме и проблем не знает, картина выглядит довольно радужной — для расчёта потребностей достаточно заполнять табличку в Excel (или даже в тетради).

Полотно окрашивается в более мрачные оттенки, когда мы выходим на масштаб супермаркета. Там нет человека, который держит заказ у себя в голове.

Крупные магазины используют электронные системы учёта товаров, в которых собирается информация об объёме закупок, остатках товара и множество других данных. Вопросов, какие товары нужно привезти, куда и во сколько, возникать не должно. Одна ошибка в документах спровоцирует целую плеяду трудностей.

Вспомните свой последний поход в супермаркет. Все эти огромные стеллажи и тысячи, тысячи товаров. Где же это всё лежит перед тем, как попасть в торговый зал? Наверное, на складе?

Нет. У большинства крупных магазинов складов нет вообще. Если и бывают складские помещения, то очень небольшие. Каждый квадратный метр торгового пространства приносит десятки и сотни тысяч рублей – терять прибыль, жертвуя ценной площадью, никому не интересно. Магазину выгоднее как можно больше места отдать покупателям. Поэтому сразу после приёмки товар кочует в торговый зал.

Особенно быстро туда попадает ультрафреш (свежие овощи, фрукты и охлаждённое мясо) и молочная продукция — их сразу же стараются отнести в зал. А товары с долгим срок хранения, расставляют где-нибудь в коридорах и технических помещениях. Разумеется, они всем мешают и усиливают хаос, который закономерен для зоны приёмки.

Как вы поняли, далеко не каждый магазин обладает вместительным складом. Из-за этого заказывать товар заранее становится очень сложно.

Документы для оформления поступления товара

Анатомия магазина, часть II. Приёмка товара

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся: 

  • товарная накладная;
  • товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки; 
  • счет-фактура. 

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Всегда внимательно формируйте заказ

Поставщик должен узнать точное количество товаров, в какой упаковке и на каком транспорте их привезти. Не должно быть и расхождений в цене.

В заявке обязательно нужно указать тип транспорта. Габариты автомобиля должны соответствовать габаритам зоны подъезда. Фура не сможет разгрузиться в узкой улочке. В ответ поставщик должен сообщить заказчику дату и время поставки.

Уделите внимание каждой мелочи, и тогда сформировать безопасный сток товаров будет несложно.

Еще по теме  Где взять кредит, если везде отказывают || Черные кредиторы или как взять кредит чтобы остаться без жилья

Безопасный сток — это неприкосновенный запас, который расходуется в случае срыва поставок. По каждому товару рассчитывается свой безопасный сток. Зависит он от товарооборота и плеча поставок. Сток зависит от динамики в выборе поставщиков. Например, у снабженца может быть 10 контрактов на один и тот же товар от разных фирм.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

  1. Счет-фактура и товарная накладная;
  2. Товарная накладная;
  3. Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.

Что делать, если нет сопроводительных документов

Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.

Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.

Анатомия магазина, часть II. Приёмка товара

Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.

Зона приёмки заменяет склад

Зона приёмки — самая уязвимая часть магазина. От неё зависит всё, но относятся к ней пренебрежительно. Сотрудников вечно не хватает. Управляющие предпочитают отправлять подчинённых в торговый зал, чтобы они красиво выставляли товары на полках. Не хватает и техники — терминалы сбора данных, которые могли бы значительно ускорить приёмку, тоже отправляют в торговый зал.

Получается следующее: все бегают, суетятся, лихорадочно вскрывают коробки и пересчитывают, всё ли на месте. Где-то просыпается крупа, рвутся мешки с картошкой. И тут вдруг подъезжает следующая машина и ситуация окончательно выходит из-под контроля.

Туда, где пронесли картошку, швыряют мясные туши. А рядом разгружают коробки со стиральным порошком. Разумеется, ни о каких санитарных нормах уже не идёт и речи, все мечтают лишь поскорее покончить с этим.

Свежие продукты моментально впитывают запахи, особенно рыба. У разных видов товара должны быть свои зоны разгрузки. Одновременно разгружать бытовую химию и продукты питания и составлять их рядом — не самый разумный метод.

Оприходование товара — проводки

В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности. 

Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы. 

  Дебет Кредит
Оприходованы товары (без НДС) 41 60
Начислен НДС 19 60
Расходы на доставку 41 60
Начислен НДС на доставку 19 60
НДС принят к вычету 68 19
Погашена задолженность 60 50(51)

Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.

  Дебет Кредит
Перечислена оплата поставщику 60 50 (51)
Оприходованы товары (без НДС) 41 60
Начислен НДС 19 60
НДС к вычету 68 19

В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.

  1. Если брак обнаружен во время приемки товара, товар еще не принят к учету и не оплачен, — в таком случае товар учитывают на забалансовом счете 002. Возврат товара поставщику, отражайте по кредиту этого счета.
  2. Если брак обнаружен после постановки на учет и оплаты, — отразите в учете возврат товаров поставщику и спишите НДС, если он еще не принят к вычету. Если НДС уже был возмещен, то восстановите его.
Еще по теме  Претензия продавцу на возврат денег за товар в РФ
  Дебет Кредит
Брак возвращен поставщику 76 41
Восстановлен НДС 76 68
или Списан НДС 76 19
Возвращены деньги за товар ненадлежащего качества 51 76

Автор статьи: Елизавета Кобрина

Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ.  Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ.

Чтобы приёмка не затонула в пучине хаоса, достаточно соблюсти некоторые правила

Вся рабочая смена (а их обычно три в день: утренняя, вечерняя и ночная), должна быть чётко расписана. Какая компания, когда и на какой машине приедет, какой груз она привезет. Кто из сотрудников ответственный за разгрузку, складывать ли всё в подсобках или сразу нести в торговый зал.

График часто нарушается из-за недобросовестных приёмщиков. Если магазин большой, то машины с товарами от разных поставщиков подъезжают постоянно. Возникают заторы, и «находчивые» приёмщики продают места. Они договариваются с некоторыми водителями и за деньги пропускают их вперёд вне очереди. Из-за этого график разрушается.

Малая площадь зоны разгрузки — бич для всего процесса приёмки. Чем больше площадь зоны приёмки, тем проще контролировать процесс.

Стоит создать отдельные зоны для «якорных» товаров. Продаёте много рыбы, и вам постоянно её привозят? Организуйте хотя бы небольшое «рыбное» пространство для приёмки. Создайте в ней благоприятные санитарные условия. Так вы не только наладите процесс приёмки, но и повысите качество продуктов на полках вашего магазина.

Расставить товары на полках магазина сотрудники всегда успеют. Сейчас цель — максимально быстро и без ошибок разгрузить машину с товарами.

Ситуации, когда подъезжает водитель и подолгу ждёт, когда начнут разгружать его машину, недопустимы. Назначьте ответственных за работу с разными поставщиками. Чтобы ко времени, указанному в расписании, сотрудники подошли к зоне приёмки и начали работу. Если вы вооружите их терминалами сбора данных, то дело пойдёт ещё быстрее.

Распределительные центры сильно упрощают логистику

Заказ имеет сопроводительные документы: товарную накладную и счёт-фактуру. Приёмщики должны проверить товар и посчитать количество брака. Принимают только целую, не потерявшую свой товарный вид, продукцию.

Если выяснится, что десять бутылок из стяжки с пивом разбилось, то количество бутылок, указанное в накладной, уже не действительно. Приёмщики не церемонятся с документами и прямо на них, ручкой, пишут то количество бутылок, которое попадёт в торговый зал.

Дальше документы отдают в бухгалтерию. Хотя бы одно изменение уже делает документы не актуальными, и бухгалтер связывается с поставщиком, фиксирует расхождения и ждёт от него исправленные документы. Без них бухгалтер не может внести данные о закупке в учётную систему.

До того момента как приёмщик не поставит печать магазина на бумагах, ответственность за товар несёт водитель. Возникают ситуации, когда водитель перекладывает ответственность за брак на сотрудников магазина и отказывается подписывать документы.

Чтобы сэкономить время и сохранить нервы, рекомендуем вам ввести электронный документооборот. Это устраняет все бюрократические проволочки — все изменения в сопроводительные документы можно будет внести буквально «на лету» — без лишних часов ожидания и разбирательств.

Крупные магазины договариваются с поставщиками и заранее прогнозируют возможный процент брака. В среднем пять-десять процентов от количества товаров из партии заложено на так называемую усушку (или утряску). Этот подход удобен, но для него нужно выстроить взаимные доверительные отношения с поставщиками.

Есть важный нюанс — в сопроводительных документах может расходиться не только количество товаров, но и цены, названия товаров, реквизиты или адреса магазинов. Здесь ошибки тоже недопустимы. Один промах, и документы теряют свою силу. В принципе, электронный документооборот решает многие проблемы. Но с неправильными ценами всё не так просто. По бумагам товары могут оказаться дороже, чем рассчитывал магазин.

Еще по теме  Подать объявление о ликвидации в вестник

Это не критично — чтобы не переделывать документы, поставщик и заказчик договариваются о максимальном пороге расхождений. Но так как магазин это большой механизм, шестерёнки которого — живые люди, то он не застрахован от ошибок. Да, можно договориться о расхождении в ценах, но при обилии товаров от разных поставщиков легко упустить, что у некоторых товаров маржа может быть три, два или даже один процент. И получится, что договорившись о пятипроцентном расхождении цены на все товары, магазин будет продавать какую-то продукцию себе в убыток.

В начале мы упомянули, что существует другая схема поставок — когда поставщики привозят товары в распределительный центр торговой сети. Распределительный центр сам рассчитывает безопасный сток и у себя, и в магазинах. Там свои сотрудники, своя спецтехника.

В магазинах никто ничего не пересчитывает, бухгалтерия сразу оформляет документы. Из распределительного центра приезжает машина, и товары сразу выставляют на полки. Это единый организм.

приемка товара

Такой подход позволяет снизить цены почти в два раза, потому что нет конкуренции за полку, в цену товара не вложены стоимость его рекламы и упаковки.

Приёмка требует системного подхода

Система сложится, когда появится прозрачная схема формирования потребности после продажи. Потребность формируется в заказ и в корректном виде уходит к поставщику. У вас может быть 25 разных поставщиков, от них всех поступает разная информация, и её обязательно надо структурировать.

У вас есть торговая точка. Принимайте во внимание средний товарооборот за месяц. Хотя этот показатель всё равно что средняя температура по больнице, но в общем и целом им можно оперировать.

Также у вас есть средняя потребность в каждодневном заказе. Вы знаете, что в течение недели к магазину должно подъехать столько-то фур с разными товарами. Это простая арифметика — стоит немного пораскинуть мозгами, и тогда процесс приёмки перестанет быть хаотичным.

Иногда они возвращаются

В магазин привезли коробку фломастеров. По небрежности сотрудники задвинули её в захламлённый угол и забыли о ней. Ответственный за приёмку покачал головой, работники развели руками, фломастеры списали, стоимость её вычли из зарплаты сотрудников (или списали как брак). Такое происходит сплошь и рядом и вызывает сильную головную боль.

Потому что рано или поздно коробку всё-таки обнаружат (например, во время инвентаризации). И тогда бухгалтерам придётся выполнить сложные арифметические кульбиты, чтобы цифры по документам сошлись. Не допускайте таких ситуацией, чтобы избежать дальнейших проблем.

Подведём итог

Важна реальная связь зоны приёмки с теми людьми и информационными системами (back office, ERP), из которых формируется заказ. Без этого можно работать, но когда вы выйдете на серьёзный уровень, приёмка и логистика нарушится.

Мощности и площади зоны приёмки должны позволять принимать хотя бы какое-то количество товаров одновременно. Хотя бы несколько машин. Соответственно, там нужны люди и свободное место.

  • соблюдайте график поставок;
  • обеспечьте персонал терминалами сбора данных;
  • разграничите приёмку на зоны ответственности для разных сотрудников;
  • не экономьте на приёмке;
  • внедрите электронный документооборот.

Ситуации, о которых мы рассказали, это не единичные случаи, а суровая действительность для 90 процентов магазинов.

цепочки поставок

Нерешённые проблемы вместе образуют большой снежный ком. Рано или поздно ком превратится в лавину и засыплет весь магазин. Соблюдайте правила и держите зону приёмки под контролем.

Оцените статью
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock detector